HET BEHEERKANTOOR

VOOR VERENIGING

VAN EIGENAREN

Appartement kopen?

Klik voor meer informatie op onderstaande kopjes.

De splitsing

Als een gebouw eigendom moet worden van meerdere eigenaars (bijvoorbeeld appartementsrechten die worden verkocht), dient het gebouw eerst gesplitst te worden in zogenaamde appartementsrechten. Deze splitsing komt tot stand door middel van een notariële “Akte van Splitsing”. Hierin legt de notaris vast welke appartementsrechten er bestaan in het betreffende gebouw. In het Nieuw Burgerlijk Wetboek is het een en ander vastgelegd in de artikelen 106 e.v. (boek 5 titel 9).

Nadat de Akte van Splitsing is verleden door de notaris en ingeschreven in de openbare registers (o.a. het kadaster), kunnen de appartementsrechten afzonderlijk in eigendom worden overgedragen aan kopers. Het zijn dus niet de woningen, winkels e.d. in fysieke zin, die worden verkocht, maar slechts rechten. Deze appartementsrechten omvatten:

  • Het recht op het uitsluitend gebruik van het privé-gedeelte (woning, winkel e.d.) met berging, parkeerplaats e.d.
  • Het recht op het medegebruik van alle gemeenschappelijke delen in het gebouw
  • Een in de Akte bepaald aandeel in de eigendom (tezamen met de overige eigenaren) van het totale complex
  • Een opsomming van de verdeling van de gezamenlijke kosten tussen de eigenaren van de respectievelijke appartementsrechten. Eigenaren van grote woningen moeten in het algemeen hieraan meer bijdragen dan de eigenaren van kleine woningen in het gebouw.

Een tweede deel van de Akte van Splitsing omvat de vaststelling van het Reglement van Splitsing. In bijna alle gevallen wordt het Reglement van Splitsing gebaseerd op een zogenaamd Modelreglement. De bekendste zijn die van de Notariële Broederschap, te weten:

  1. d.d. februari 1973 ( het “witte boekje”)
  2. d.d. november 1983 (het “blauwe boekje”)
  3. d.d. januari 1992 (het “gele boekje”)
  4. d.d. januari 2006 (het “groen/blauwe boekje”)

Normaliter wordt steeds de laatste versie als basis gebruikt. Het kan noodzakelijk zijn dat in de Akte van Splitsing voor een bepaald complex het gebruikte basismodel op een aantal plaatsen wordt aangevuld en/of wordt gewijzigd.

De Vereniging van Eigenaren

In de Akte van Splitsing wordt tevens opgericht de Vereniging van Eigenaren. De Akte van Splitsing en het toepasselijke Modelreglement vormen tezamen de statuten van de Vereniging van Eigenaren.

De Vereniging draagt zorg voor het onderhoud en de instandhouding van het gebouw. De Vereniging is geen eigenaar van het gebouw (ook niet van de gemeenschappelijke gedeelten en gemeenschappelijke installaties), en op de balans van de Vereniging wordt het onroerend goed dan ook niet als bezit geactiveerd. Zodra iemand eigenaar van een appartementsrecht wordt, is hij daarmee wettelijk lid geworden van de Vereniging. Dit lidmaatschap is onopzegbaar en brengt rechten en plichten met zich die omschreven zijn in het Nieuw Burgerlijk Wetboek, de Akte van Splitsing en in het Reglement van Splitsing.

De Algemene Ledenvergadering is het hoogste orgaan van de Vereniging. De meeste besluiten, en zeker de meer belangrijke, kunnen uitsluitend door de Algemene Ledenvergadering (ALV) genomen worden. Voor sommige besluiten geldt zelfs een gekwalificeerde meerderheid van stemmen. In de Akte van Splitsing worden ook de stemverhoudingen vastgelegd. Het eigendom van elk der appartementsrechten geeft recht op een vastgelegd aantal stemmen. Een Vereniging moet minimaal eenmaal per jaar vergaderen. Tijdens deze jaarlijkse ledenvergadering worden onder meer de jaarrekening over het vorige boekjaar, en de begroting over het lopende of komende boekjaar vastgesteld.

Het Bestuur

Het bestuur van een Vereniging berust bij één of meerdere bestuurders. In een aantal gevallen is dit een extern bureau, zoals een beheerkantoor, maar het komt ook voor dat het bestuur mede of uitsluitend uit leden van de Vereniging bestaat.
Bestuurders kunnen dus personen zijn, maar ook rechtspersonen (bedrijven). Bestuurders kunnen lid van de Vereniging zijn, maar dat is niet noodzakelijk. De bestuurder(s) heeft / hebben een groot aantal taken.

Modelreglement 1973 en 1982:
Het bestuur van de vereniging van eigenaren bestaat uit één of meerdere bestuurders.

Modelreglement 1992 en 2006:
Het bestuur van de vereniging van eigenaren bestaat uit één of meerdere bestuurders. Indien een bestuur uit meerdere personen bestaat (moet een oneven aantal zijn) dan bepalen zij onderling wie de functie van voorzitter van het bestuur, secretaris en penningmeester op zich neemt. Het bestuur heeft meestal beperkte bevoegdheden. De ALV kan de bevoegdheden van het bestuur beperken of uitbreiden.

In het algemeen gesteld komt het er vooral op neer dat het bestuur dusdanige informatie aan de leden van de Vereniging moet verstrekken, op grond waarvan de leden in staat zijn alle noodzakelijke besluiten te nemen ten aanzien van het onderhoud en de instandhouding van het complex en ten aanzien van het functioneren van de Vereniging.

Verder is het bestuur het uitvoerend orgaan van de Vereniging, dat wil zeggen dat zij verantwoordelijk is voor de uitvoering van alle besluiten van de ledenvergadering en daarvoor verantwoording verschuldigd is aan de ledenvergadering.

Het beheer

De daadwerkelijke uitvoering van de diverse werkzaamheden voor de Vereniging wordt aangeduid met “het beheer”.

De beheerwerkzaamheden zijn veelomvattend. Zo dient er goed onderhoud te worden gepleegd. Preventief onderhoud bijvoorbeeld bespaart in de kosten. En om dit te realiseren, is een meerjarige onderhoudsplanning onmisbaar. Een goed beleid zorgt ervoor dat de Vereniging altijd over een algemene reserve beschikt, om calamiteiten op te vangen. Daarnaast willen eigenaren niet steeds geconfronteerd worden met zogenaamde eenmalige bijdragen voor groot onderhoud. Om dat te voorkomen moeten er voorzieningen of bestemmingsreserves worden gevormd. Al met al vergt dit ook in financieel opzicht een vooruitziende blik van het bestuur. En als deze vooruitziende blik goed is, dan kunnen de bij de reserves behorende liquide middelen voldoende rentedragend worden gemaakt.

Het beheer en bestuur zijn twee afzonderlijke functies. Het beheer kan bijvoorbeeld heel goed door anderen dan de bestuursleden zelf worden verricht. Het bestuur blijft echter de eindverantwoordelijkheid houden. Natuurlijk kan het beheer en het bestuur ook gecombineerd worden.

Een aantal Verenigingen besteedt de uitvoering van het werk (het beheer) uit aan een pro-fessionele organisatie. Met name de kleinere Verenigingen voeren de beheerwerkzaamheden nogal eens zelf uit.

Het is duidelijk dat een Vereniging (en daarmee haar bestuur en haar beheerder!) een grote verantwoordelijkheid draagt. De eigenaren hebben er dan ook alle belang bij dat het bestuur c.q. de beheerder voldoende deskundig is en enige ervaring heeft op elk terrein waarop men actief is: besturen, financieel, administratief, technisch-bouwkundig, juridisch (de appartementsrechten) en verzekeringstechnisch.

Nu is een professioneel bestuurder / beheerder meestal duurder dan een bewoner die dit werk “erbij doet”. Deze hogere kosten betalen zich in zekere mate terug. Onderstaand volgen enkele voordelen van het inschakelen van een externe professionele organisatie.

  • Preventief onderhoud, waardoor de kosten niet oplopen. Niet zelden kan een particulier alleen achteraf signaleren en dan de reparatie opdragen. Een professioneel beheerder kent de aannemers, weet hun plus- en minpunten en kan dus vergelijken, en vooral: kan dankzij haar grotere beheerportefeuille scherpe offertes van aannemers en installateurs verlangen.
  • Niet te veel en niet te weinig reserveren, gebaseerd op inzicht en ervaring.
  • Het verkrijgen van maximale rentebaten voor de Vereniging. Wat aan rente wordt verkregen, behoeven de eigenaren niet te betalen.
  • De verzekeringen moeten zo voordelig mogelijk worden afgesloten. De professionele beheerder kan de vereniging uitstekend adviseren en kan voor de vereniging de laagste premies bewerkstelligen.
  • De bereikbaarheid bij ziekte, vakanties, weekends en feestdagen. Dit is in noodgevallen belangrijk, zoals bij brand of een lekkage, of wanneer de lift blijft steken.
  • De continuïteit is ook gewaarborgd. U kunt denken aan de situatie dat een particulier met het beheer wil stoppen, of gaat verhuizen.
  • Het zakelijk handelen wordt niet belemmerd door de sfeer tussen de bewoners. Het be-stuur moet onder meer voor de incasso van de bijdragen zorgen, desnoods met hulp van de rechter. Maar als de bestuurder ook in het gebouw woont, misschien wel naast de debiteur, dan kunnen er ongewenste spanningen ontstaan. Een andere beruchte probleem-situatie waar het bestuur deskundig moet optreden, is harde vloeren, en de geluidsoverlast daarvan: hoe behandel je dat, wat zijn de sancties, wat is de jurisprudentie. Een professionele organisatie weet daarmee goed om te gaan.
De voorzitter

Het reglement van Splitsing van de Vereniging verplicht de ledenvergadering om al dan niet uit de eigenaars een voorzitter van de vergadering te kiezen. De voorzitter heeft tot taak het leiden van de ledenvergaderingen.

Modelreglementen 1992 en 2006:
De functie van voorzitter van de vergadering kan ook gecombineerd worden met de functie van voorzitter van het bestuur.

Indien de Vereniging de uitvoering van de beheerwerkzaamheden alsmede van het bestuur aan een extern beheerkantoor overdraagt, dan fungeert de voorzitter van de ledenvergadring vaak als contactpersoon en ook als toezichthouder op het beheerkantoor.

De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij afwezigheid. De voorzitter wordt doorgaans voor onbepaalde tijd benoemd. De ledenvergadering kan voor de voorzitter en vice-voorzitter een rooster van aftreden vaststellen. De ALV kan de voorzitter te allen tijde schorsen of ontslaan.

De kascommissie
De commissieleden behoeven niet veel tijd te investeren, immers het gaat doorgaans maar om enkele uurtjes per jaar. Het is niet noodzakelijk, maar enige boekhoudkundige kennis vergemakkelijkt de controle. De commissie brengt verslag uit aan de ledenvergadering. Het is gebruikelijk om twee leden te benoemen, alsmede een reservelid.
Opleveringen bij nieuwbouw

Ook de gemeenschappelijke gedeelten en zaken (liftinstallaties, algemene entree etc.) worden opgeleverd aan de gezamenlijke eigenaars, zijnde de kopers. De Vereniging kan dus optreden als partij (namens de leden van de vereniging = kopers) bij opleveringen. Omdat het onpraktisch is dat alle kopers bij de opleveringen aanwezig zijn, kiezen de kopers doorgaans een vertegenwoordiging uit hun midden. Deze vertegenwoordiging bestaat meestal uit enkele technisch-bouwkundig geïnteresseerde en kundige kopers, die zich eventueel door externe deskundigen (bijvoorbeeld een bouwkundige van de Vereniging Eigen Huis) kunnen laten bijstaan. Het komt niet zelden voor dat de hiervoor bedoelde kopers na de oplevering aanblijven als Technische Commissie.

Contact

Neem contact met ons op via dit
contactformulier. Binnen 24 uur
ontvangt u een antwoord.